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绿色理念下的图书馆会议营销

陈岘筠

(广州图书馆,广东广州510360)

[摘 要]通过介绍当前我国图书馆通过会议营销方式传播绿色发展理念的现状,分析图书馆在实践绿色理念中存在的问题,提出图书馆会议营销的绿色策略,以实现图书馆的可持续发展.

[关键词]绿色发展 图书馆 会议营销 探究

[分类号]G251

1 图书馆绿色会议营销的现状

早在20世纪90年代初,图书馆就兴起绿书馆运动,致力于通过对减少生态环境的不利影响,来建设绿书馆[1].随着社会的发展,现今绿书馆的构建不再局限于建筑本身,而是把绿色发展理念渗透到图书馆建设的每一个环节.如绿化图书馆设施、提供绿书馆服务、创新图书馆绿色业务、提高馆员与读者的绿色素养等.图书馆通过各种绿色营销手段,履行自己的职责,为社会的绿色发展做出贡献.

上海交通大学安泰管理学院孟宪忠教授曾说过,人类在21世纪发展有两个重要趋势,一是企业智能化;二是绿色生态化.会议是人类各种交往中最重要最频繁的交流形式之一,如何使会议更有效率、更加绿色化是当今社会面临的一个重大问题,是落实绿色生态理念的重要领域[2].会议营销作为图书馆营销中的一种有效手段,是图书馆专业交流沟通的重要形式.通过会议平台,与会者能有针对性地共同探讨业界当前热点问题,集中进行学术交流,收效显著.近年来,众多图书馆纷纷开展以绿色发展为主题的学术讲座与会议,一方面通过绿色会议营销手段可以提升图书馆的社会影响力,另一方面还可以共同促进图书馆的可持续发展.如广州图书馆2016年6月举办的“生态环境的可持续性——图书馆的营销工具”学术讲座,邀请德国柏林洪堡大学讲师、国际图联环境的可持续发展与图书馆专委会成员佩特拉·豪克女士,与国内图书馆专家共同探讨图书馆作为传授知识与教育的场所,除负责传播或执行绿色理念外,还应成为其中的范例.武汉图书馆2016年10月举办的“未来城市图书馆发展理念与趋势”国际研讨会,探讨未来图书馆在服务功能、建筑要求、空间设计等方面的发展趋势.陕西省图书馆2013年9月举办的“绿书馆——图书馆中的可持续性”报告会,展示了德国图书馆在致力于环保工作中采取各种措施与思路,为今后图书馆建设、改造和布局调整工作提供了有益的指导和借鉴.由于会议营销针对性强,能够在短期内将问题讲透,效果良好,因此通过图书馆的会议平台,邀请业内的专家学者做主题演讲或经验分享,有利于图书馆绿色发展理念的传播.

2 图书馆会议营销中存在的问题

当前以会议营销的方式推动图书馆可持续发展的成效初现,通过会议平台引起业界对绿色发展理念的关注与共鸣,并通过实时有效的沟通方式,掌握要旨,快速答疑,以实现会议举办的目的.但图书馆通过会议营销手段传播和执行绿色发展理念的同时,也出现了一些与绿色发展不和谐的现象,这使图书馆的可持续发展大打折扣.

2.1 会议成本高昂

会议成本通常由三部分组成,分别是会议工时成本、会议直接成本与效益损失成本.根据国际通行的会议成本计算公式,会议成本是上述三者之总和,转换成金额计算公式即为:会议成本等于参会人员平均小时工资×薪资附加值系数×会议小时数×(参会人数+2)×(1+1.5)+会议直接成本.以广州地区公共图书馆举办的大型会议为例,根据广州市《市直党政机关和事业单位会议费管理办法》的有关规定,图书馆举办的会议属于三类会议,会期不超过两天,参会人数不超过200人,会议费用综合定额不超过450元/天/人(其中包括住宿费、伙食费、场地租赁费、资料印刷费等).根据南方人才市发布的广东地区薪酬调查报告,2015年度广州地区月平均工资为6911元,折合平均小时工资约为39.7元(6911元÷21.75天÷8小时).假设与会者的薪资附加值系数为1.5,则在广州地区的图书馆举办一场为期两天,参会规模为200人的会议,会议成本高达66.3万元.如举办国际性会议,加上会议报道与返程所需的时间、国际长途差旅成本,会议总成本更甚.会议营销成本的高昂,与图书馆践行绿色发展理念中的缩减成本背道而驰.

2.2 会议资源浪费

2.2.1 专家资源利用不足

为提高会议的专业水平,增强会议的吸引力,图书馆的会议营销一般会邀请业内有影响力的专家学者做主题演讲.以广州图书馆近两年来所举办的大型会议为例,2015年8月承办的“公共图书馆法治建设”学术研讨会,邀请了全国人大教科文卫委员会文化室朱兵主任担任主讲嘉宾;2015年12月举办的“作为社会公共空间的公共图书馆建筑与功能”国际学术研讨会,共邀请美国、德国、法国、新加坡、俄罗斯、芬兰、日本、香港、澳门9个国家与地区的16名境外嘉宾,以及国内10多位知名社会学家、建筑学家和图书馆界专家及学者,共30多人参与学术研讨;2016年6月举办的“海峡两岸家谱研究与服务”学术交流活动,邀请南开大学商学院信息资源管理系徐建华教授、台湾著名谱牒专家廖庆六先生等做主旨演讲;2016年11月举办的“创客空间:图书馆里的创造力——人人参与的创客空间”国际学术研讨会,邀请美国、英国、丹麦、加拿大、新加坡、香港6个国家与地区的18名境外嘉宾,及10多位图书馆专家、知名创客等境内嘉宾参与学术交流.但由于受会议时间及日程安排的限制,每场会议的受邀专家上台演讲或交流的时间一般仅在90分钟以内,个别可能仅有10分钟.作为行业知名的专家学者,学识渊博,在数十分钟的交流中难以充分展现其才能,将问题讲通透.从经济效益的角度来看,图书馆承担专家往返差旅及食宿等费用,但专家学者在会上演讲的时间短,学术交流不充分,投入与产出不成正比,未能高效利用专家资源.

2.2.2 纸质材料大量耗费

图书馆举办大型会议,因前期会务准备、会议宣传、材料印制等的需要,产生了大量的纸质材料,造成纸张的浪费.如前期会务草拟各种方案、汇总嘉宾信息、统计代表参会情况、校对会议材料等所用的纸张.又如会议制作的宣传单张及赞助商的广告传单.再如会议期间派发的会议指南、会议手册、会议名录、笔记本、参会等,都需使用大量纸张.此外,由于会议材料存在一定的时效性,会议结束后,会议指南、会议名录等材料的作用已不大,加之资料的繁多沉重,往往被代表们在离会时丢弃,造成纸质资源的二次浪费,有悖绿色发展中的资源节约理念.

2.3 会议筹备时间漫长

充分准备是确保会议顺利举行的必要前提,一个成功的会议营销,需在会议之前完成会议80%的工作.但目前图书馆存在会议筹备时间过长的问题,个别需提前半年甚至一年时间启动筹备.图书馆的会议营销是一个庞大的综合体,筹备分为前期、中期和后期.筹备前期,会议的策划需经历方案的草拟、讨论、修改、定稿等过程,并向上级领导部门申请办会.国际性会议还需涉及侨办、外办等多个行政机构,层层审批占用大量时间.筹备中期,待上级部门同意办会后,需向参会嘉宾发邀请函、与嘉宾沟通,落实行程、预定往返交通,以及确认会议场地、酒店等事宜.筹备后期,需对会议进行广泛宣传、向参会对象发放通知、统计参会代表信息、制作会议材料等.会议筹备的每一个阶段都需要预留充足的时间准备实施,且筹备中的每一个环节环环相扣,当其中的一个环节出了状况,将影响到下一环节的实施.因此图书馆会议的前期准备时间成本过高,效率有所欠缺.

2.4 工作人员投入过剩

服务是会议营销中的关键要素,图书馆的会议营销亦是如此.完善的会议服务需要有专业的会议营销团队和系统的会议营销体系.但目前图书馆主要由馆员组织会议营销服务,而非科班出身的馆员,在面对会议营销问题上缺乏专业性,往往通过投入大量的人手开展会议营销.如广州图书馆举办的“作为社会公共空间的公共图书馆建筑与功能”学术研讨会,因会议工作涉及面广、所需人员多,故专门成立了项目工作组,负责该会议的策划、筹备、组织、实施等.其中项目工作组的主要成员达到50余人,会议举办当天接近全馆1/3的馆员加入到工作人员的行列,人员队伍十分庞大.由于馆员的大量临时性抽调,其本身的岗位工作暂时被搁置,不利于图书馆基础业务工作的正常开展.同时,图书馆自身缺乏一套良好的会议营销体系,使得其会议营销的运作模式松散,馆员的会议工作职责不明确,降低了会议营销的影响力,不利于图书馆的可持续发展.

3 图书馆会议营销的绿色策略

3.1 普及图书馆云视频会议

网络技术的快速发展,使得沟通便捷、成本低廉的网络会议在各行业中逐渐兴起.《中国视频会议市场2014~2018预测与分析》中提出,中国网络视频会议市场2013~2018 年会保持6.5%的年复合增长率[3].就会议主办方而言,网络会议无需支付参会嘉宾的差旅费、无需租赁会议场地,也无需负责现场的会议用品,可大大节约会议的直接成本.就参会嘉宾与代表而言,与会者无需离开所在的城市,甚至办公室,即可随时随地实现异地学术交流,提高信息传播速度,节约会议成本.就与会者所在单位而言,会议结束后与会人员可直接返回岗位,从事本职工作,降低会议的效益损失成本.因此网络会议实现了绿色会议的三方共赢.

当前,云应用的发展解决了网络会议需购置服务器、改造网络等高成本难题.如263网络视频会议系统依托互联网云应用技术,实现远程视频会议、资料共享等各种需求,图书馆可直接以租用模式使用云视频会议系统,节省了人力物力成本.又如科大讯飞推出的以语音交互技术为核心的人工智能开放平台,解决了在网络会议中专家与代表“面对面”对话难的问题,让网络会议中的沟通交流更流畅.因此,图书馆可将云视频会议的普及使用作为其会议营销的重要手段.

3.2 构建专家资源共享联盟

中国著名社会学专家,北京大学社会学系教授郑也夫先生曾在“作为社会公共空间的公共图书馆建筑与功能”国际学术研讨会中提出,要善于利用专家资源.如会议主办方可连同当地或周边城市有邀请该名专家意向的组织机构,共同邀请专家出席系列活动.此举可让专家抵达某个地区后,先后参与不同机构的学术活动,使专家资源的利用率得到最大化.

为此,图书馆业界可依托所在图书馆学会或协会的信息交流平台,构建专家资源共享联盟.当图书馆确认邀请行业中的某位专家出席参会后,可把该信息共享给联盟单位,而联盟单位可根据自身的实际情况判断在会议前后,是否亦邀请该名专家开展学术交流活动.在支付专家相关费用的情况下,充分利用专家资源,有助于促进地区图书馆会议的绿色交流.

3.3 建立专业的会议营销队伍

图书馆员的市场营销专业度不够,制约了图书馆会议营销的影响力,因此图书馆应建立一支专业的会议营销队伍.借鉴佛山图书馆“项目立馆”中的项目管理模式[4],从图书馆中挑选出对会议营销工作有热忱,有市场营销专业背景,办会经验相对丰富的馆员组建成馆内的会议营销项目团队.同时,图书馆需对团队进行专业化的培养,通过培训、实践、观摩等形式强化会议营销的专业学习,使其成为执行能力强的会议营销项目队伍.由于营销团队中的成员相对固定,且专业素质相对较高,有利于增强图书馆会议营销能力,节约图书馆办会的人力资源成本.

3.4 打造图书馆绿色会议品牌

图书馆的会议营销发展需要做好战略规划,树立绿色会议品牌意识,用可持续发展的眼光来看待图书馆的会议营销工作.当前,图书馆可通过以下方式打造绿色会议品牌:第一,实现会议材料的电子化.以移动智能手机为阅读信息载体,使用手机扫会议专用二维码,即可随时随地了解会议的相关信息,解决会议过程中浪费大量纸质资源的问题.第二,规范图书馆会议营销体系.通过制作图书馆会议实务操作指引,将会议营销中的常规工作固定下来,罗列办会过程中的各关键时间节点,可固化会议流程,避免资源的重复投入.第三,建立会后评价反馈机制.通过调查问卷、重点访谈等方式了解与会者对会议举办的意见及建议,在不断实践的基础上总结完善.同时图书馆要加强对自身会议营销的理论研究,不断总结经验,提炼技巧,在会议营销的过程中发现新经验、新方法、新技术,打造图书馆的绿色会议品牌,并使之融入图书馆的可持续发展的过程中.

4 结语

绿色发展是一个可持续的发展过程,图书馆作为公共文化服务的重要主体,不应只是绿色发展理念的传播者,更应是其中的引领者和践行者.图书馆以会议营销的方式倡导绿色文化的同时,不能顾此失彼,需坚持创新、协调、绿色、开放、共享的发展模式,探索出适应时展的图书馆可持续发展之路.

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