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办公自动化在高校管理中的应用

文/山东大学体育学院范方

【摘要】我国高校以往使用的传统办公管理方式,在信息高度发达的今天,出现了信息传递慢,管理效率差,办事周期长等问题.20世纪90年代,办公自动化第一次在高校管理中采用,它提高了办公的效率,改善了办公的质量,提高了高校的管理决策水平.本文通过对办公自动化的分析研究,探究了它在高校日常管理中的应用,并深入研究分析了办公自动化在高校管理中的优势.

【关键词】办公自动化；高校；管理

办公自动化（简称OA,Office Automation）是指,以工作流为基础,通过计算机,通信技术和先进的办公设备来达到信息,资源共享,并实现快速信息管理、信息交流的一种网络技术.随着当代信息技术越来越发达,信息量的不断增大,传统的模式已不能适应人们对办公的需求,办公自动化应运而生,它极大地提高了人们的办公效率,方便了人们的信息交流.20世纪90年代,办公自动化第一次在高校管理中采用,它提高了办公的效率,改善了办公的质量,提高了高校的管理决策水平.本文通过对办公自动化的分析研究,探究了它在高校日常管理中的应用,并深入研究分析了办公自动化在高校管理中的优势.

一、办公自动化的主要应用

（一）办公自动化在高校管理,行政上的应用.相信大家都有这样的经历,在没有办公自动化系统之前,如果高校需要通过一些上级单位或学校各部门的文件或请示,通常需要拿着这些报告在学校各个部门之间审批签字盖章,这样非常浪费时间.有了办公自动化系统之后,我们只需要在电脑或传真机前进行文件起草,文件传阅,文件批示等活动.办公自动化系统协调了高校各部门的工作,节约了工作时间.此外,办公自动化系统非常灵活,它提供了一系列流程图,模板等基础参数,这样,系统管理员可以通过这些参数,制作出一个符合高校特点和需求的特殊管理系统,如职工临时加班系统,会议室或教室申请系统等,这些特殊的系统,更加方便了教职工和学生,同时也提高了高校管理的效率.且这些系统在进行的过程中,对进行的时间,环节,人物等都会有记录,如果后续出现问题也可以更快地找到相关人员和解决方法,如有环节出现延误,还可在系统中通过提醒办理功能提醒相关人员办理.最后,当这些系统完成时,系统会生成一份具体的报告记录下整个过程,方便以后其他教职工进行相关工作,供他们参考.办公自动化系统不但规范了管理工作的流程,也对高校各个管理部门起到了监督,指导作用.

（二）高校教职工和各部门文件共享功能.通过办公自动化,高校教职工或部门可在高校系统中通过一一对应的用户工作账号,进行各类文件上传,并对其设置共享权限,可供其他教职工查阅,且如果需要对应帮助,只需通过实名账号认证,就可查到相关人员进行咨询帮助.如管理人员对某项文件具有疑问,也可通过实名账号认证,查到对应人员进行管理,办公自动化系统增进了教职工间的联系与合作,也方便了管理人员的监督和指导.

（三）高校师生考勤管理,日程安排.办公自动化系统拥有学生上下课签到,职工外出开会,出差等考勤管理功能.学生能通过办公自动化系统进行上下课,实验的签到,教室能通过办公自动化系统进行开会,出差,临时外出办事等的工作记录,且如需请假,也可提前通过办公自动化系统中的邮件等功能,向指导老师或领导请假.办公自动化系统方便了老师和其他教职工查询学生或同事的在岗状态,提高了考勤的效率.此外,师生或教职工还可以通过办公自动化系统中的日程安排,设定每日的工作内容,紧急事件还可设置提醒,这样更加方便了领导和同事的查阅,也提高了自己的工作效率.

二、办公自动化对高校管理的优点

（一）提高领导和管理人员决策的准确性.在高校管理中,信息对最后的决策起着很关键的作用,在以前,信息的收集,传递,处理都通过人工完成,这种情况下,容易出现信息不全面,信息更新不及时等问题,从而影响到管理人员决策的准确性,随着信息技术的发展,办公自动化系统的建设,高校中的各科专业部门和行政机构均实现了网络化并建立了健全的数据库,通过这些数据库,信息的更新会变得非常方便和迅速,且更加多样化.高校管理部门在做决策时,可以准确获得相关部门机构的具体信息,从而提高决策的准确性.

（二）提高高校管理效率和管理水平,减少能耗.有了办公自动化系统之后,它能优化现有的管理结构,调整管理模式.首先,它规范了管理者工作的流程,明确了高校各部门的职责和工作,减少了部门之间相互推脱的现象.此外,它将高校各个部门信息联合起来,增强了协同办公的能力.其次,高校管理部门的日常事务如日程安排,会议出差,信息发布等都可通过办公自动化系统来完成并受到管理部门的监督,大大提高了管理的工作效率.此外,所有管理方面的文件起草,审阅都是通过网上办公自动化系统来完成,随着自动化系统的推进,纸质办公文件,手工处理业务等都会慢慢取消,学校在纸、笔、墨等办公用品上的投入会大大降低,一定程度上还减少了能耗,保护了环境,同时也节约了人员时间成本,增加了管理效率.

三、结论

我国高校以往使用的传统办公管理方式,在信息高度发达的今天,出现了信息传递慢,管理效率差,办事周期长等问题.因此,高校必须充分应用办公自动化系统和现代的计算机网络技术,并将它们和高校的管理模式相结合,建设适合高校管理的办公系统.这样,既能提升管理效率,提高决策水平,还能扩大高校的影响.

办公自动化论文范文结:

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