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医院人事档案管理的数字化实现过程
文/福建中医药大学附属第二人民医院 许玉琴
【摘 要】随着社会的快速发展,医院人事档案管理的形式也在逐步发生变化.为了能够让档案管理的效率得到提升,需要建立数字化管理系统.本文主要针对医院人事档案管理的数字化实现过程进行分析.【关键词】医院；人事档案管理；数字化；实现
数字化主要是把复杂信息进行转化,通过转换后的数字和数据,合理构建数字化模型,将其转换成一系列的代码之后,正确融入计算机中,从而对其进行统一处理.在医院的人事档案管理的过程中,需要利用数字化档案管理模式,让人事档案管理的效率得到全方位的提升.
一、医院人事档案管理数字化管理概况
（一）管理现状分析.目前我国医院人事档案管理主要是采取手工操作的工作模式,不仅加大了管理人员的工作难度,而且还造成了医院人事档案出现混乱与零散的状态.现有的计算机设备,也只是简单地对人员基本信息进行登记.对于计算机设备的应用相对较少,仅存在于医院人员信息登记工作中,所以为了全面提升医院人事档案管理的效率,需要将数字化信息技术全面融入其中,现今,在一些较为大型的城市中,医院人事档案管理逐步采用数字化的方式进行档案信息的录入—管理—查询.从总体的趋势上看,医院数字化档案管理体系处于快速发展阶段.
（二）数字化档案管理的意义.由于医院的人事档案管理较为复杂,尤其是各种人员情况变动以及科室之间的信息交流与传递都需要对人事档案进行查询或者应用.进行数字化档案管理不仅能够让人事档案管理的效率得到全面的提升,而且还能让信息的录入以及整体的查询更加便捷.因此,构建数字化医院人事档案管理系统十分必要.
二、医院人事档案管理的数字化实现过程
（一）人事档案信息数据库的建立.要实现人事档案管理的数字化,首先需要建立一个信息数据库.可以通过云数据进行相应数据的储存.为了能够实现整体的办公自动化,需要将HIS信息管理技术应用到云数据的整体管理中,同时还要做好纸质档案与信息化档案的相互交替.现在部分医院已经开始实现档案管理自助管理,不仅将纸质档案全部融入到信息数据库之中,而且还利用云数据的储存效果,进行了信息档案的整体备份,这样信息数据不会因为系统的更新和维护而出现数据的丢失.在进行数据信息的图案采集过程中,需要先建立一个整体的信息目录,然后利用Office办公系统中的word和excel进行图文处理,让档案数据更加清晰化、具体化.对于不同信息文件的份数以及页数一定要与电子档案进行全面的对应,从而达到良好的设计效果.其次,还要做好信息系统交互界面的处理工作,其档案信息在经过前台处理之后,一般较为规范.然后后台系统维护人员要及时对档案信息进行上传并进行良好的维护,保证查询人员能够快速准确地查询到信息数据.这样,人事档案信息数据才能得到全面的建立.
（二）查询系统的设计.在进行数字化系统管理的设计过程中,需要对医院人事档案查询系统进行优化设计.医院人事
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档案管理的开展,工作重点在于提供数字化服务,进而实现人事档案更新以及加工等工作.而医院人事档案管理在创建查询系统时,应将其便利、反应灵敏作为本质,为档案管理提供便利,使管理人员依据自身需要完成具体的管理工作.在查询系统中需要具有丰富字段,例如：学历和姓名,专业能力以及工作情况等,从而根据字段查找所需内容,为动态管理提供有力帮助,实现全面管理的目的.
同时,在进行查询系统的优化方面,应该结合查询人员的习惯以及查询方式作出相应的改变.可以采用时间、病历以及入院时间等方式进行查询系统的设计.这样不仅能够提升查询的效率,还能优化系统的应用性能.
（三）数字化档案信息的持续更新.在进行医院人事档案的整体管理过程中,需要对其档案进行全面性的管理.一般情况下,由于信息档案的数据相对而言较为复杂.因此,在进行数据信息的处理过程中,需要对其不同的数据进行持续性的更新,尤其是对于人员职称、职务、学历、奖惩的变化情况以及人员进出情况等都要进行持续性的更新.因此,在进行信息系统的管理过程中,需要建立自动化服务站.及时对不同的信息数据进行刷新,从而提升档案的整体管理效率.
（四）建立分级管理模式.由于人事管理的模式具有一定的变化性,所以在进行医院的信息管理过程中.需要采用分级管理的模式,对单位中的用户进行等级管理制,对各科室的人事信息都进行分类统计,并登记在册.这样,数字化档案的管理就不会出现任何的紊乱,同时在信息的录用、检阅以及删除的过程中,需要对云数据中的相关信息进行同步操作,从而达到良好的管理效果.
（五）管理人员素质的提升.医院人事档案实现数字化管理,管理人员对数字化技术的掌握与运用是关键.因此,要加强对管理人员的业务培训,不仅要提高档案管理业务水平,而且也要熟练掌握信息技术手段.管理人员在对档案软件中各个模块掌握的同时,还要熟练地运用办公软件.管理人员只有提升自身的综合素质才能适应人事档案数字化后对其岗位的迫切要求.
三、结语
医院人事档案管理的数字化实现过程相对复杂,但在整体的操作过程中,需要建立良好的数据库系统,同时做好查询系统的相关设计.并建立相应的分级管理模式.定期对数字化档案信息进行更新,从而实现医院人事档案管理的数字化、信息化.
【参考文献】
[1] 李跃. 电子信息化的医院人事档案管理[J]. 中国医药指南. 2013(02).
档案管理论文范文结:
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1、档案管理论文
6、医学教育管理杂志