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企业档案管理信息化建设的有效途径

文/甘肃省兰州市中铁一局集团市政环保工程有限公司张秀国

【摘要】档案如实记录了企业各项业务活动开展情况,可以真实反映出企业的发展历程,对企业的建设与发展有着极大的促进作用.在信息时代背景下,企业要想提升档案管理工作的效率,需要加快信息化建设步伐,确保将档案资料的价值充分发挥出来,为企业的经营管理服务.本文将简述企业档案管理信息化建设的意义,并提出具体可行的策略.

【关键词】企业；档案管理；信息化建设

信息化是目前世界经济与社会发展的主流趋势,对企业档案管理信息化而言,主要是利用计算机技术、网络技术、数字化技术和数据库技术等,将传统文书、科技、人事等档案转化为数字档案.同时,还要建立档案目录数据库,利用计算机网络设备进行传输,共享档案信息资源,促进企业经济效益与社会效益的提升.因此,企业必须引起高度重视,不断改进各方面条件,为档案管理信息化建设提供可靠保障.

一、企业档案管理信息化建设的意义

加强档案管理工作,有利于企业生产与经营的正常开展,让企业的利益与合法权益得到维护,同时也记载了企业发展、技术、成果、经营、资源和历史概貌等内容.一是通过档案管理信息化建设,可以让档案管理工作得到改善,突破传统档案利用的各种局限,让档案管理部门由封闭转变为开放,由档案保管与利用智能转变为信息采集、管理与服务职能.这样可以更加科学配置档案信息资源,为企业发展提供更加优质和高效的服务.二是采用信息化管理方式,能够保证信息的可靠性与完整性,为领导提供详细的决策依据,从而优化组织管理,创新经营决策.三是档案信息化能够大大减少二次文献信息的编著时间,让档案信息利用时效性得到提升,将档案资料提供给企业各业务部门,从而推动企业的快速发展.

二、企业档案管理信息化建设的策略

（一）提高重视程度,增加资金投入.企业档案管理信息化建设涉及事项多,内容杂,包括购置计算机、打印机、复印件、扫描仪、光盘刻录机等硬件设备,开发网络系统等,需要在资金上获得保障.企业管理者应引起足够重视,正确意识到档案管理信息化建设的意义,在经费上给予足够的支持,同时根据《档案法》相关规定,督促档案管理人员落实好自身职责,让档案管理信息化建设可以正常开展.此外,在档案内容、著录项目、数据库结构等内容上,也要作出统一规定,对档案数据管理软硬件的文档格式、数据指标等进行规范,让数据信息得到有效共享.企业内部要采用统一的软件,确保能够正常转换和读取数据.

（二）抓好基础设施建设.企业档案信息化建设是一项复杂、系统的工程,涉及档案的收集、整理、保存和利用等工作.企业必须重视信息化基础设施建设,将各项设备配置完整,夯实信息化建设基础,从而让不同种类、载体的档案资料得到有效保存,便于今后企业各部门的利用.企业还应加快档案信息全文数据库、多媒体数据库等建设,将多媒体设备配置齐全,以电子化方式存储档案信息,提升今后查阅的速度.档案管理人员也要提高重视,管理电子文件时做到安全和完善,尤其是一些价值价高的档案,如企业科研成果、财务信息等,不仅要将原始资料保存好,还应有电子版资料,及时进行备份,确保档案资料的安全.

（三）完善各项档案管理制度.为确保企业档案管理信息化建设的正常开展,应结合实际情况,不断完善各项管理制度,让档案管理工作更加科学化、现代化和规范化.如此一来,不仅让档案事业延伸到经济发展上,还促进了企业的快速发展,并将其与企业绩效考核结合起来,让全体员工都能重视档案管理信息化建设.制度还可以约束档案管理人员的行为,提高他们的责任心,能够利用信息技术开展档案收集、整理、分类、归档、保存、查阅和利用等工作,并注意正确操作各种现代化设备,保证档案的安全,避免发生档案资料遗漏、丢失等问题.这样不仅可以提升档案管理效率,也加快了企业档案管理信息化建设步伐,让各种珍贵档案资料得到了有效利用.

（四）提升档案管理人员综合素质.企业要注重建立一批素质高、能力强、精通现代信息技术的档案管理人员,才能确保档案管理信息化水平得到提升.对此,企业要定期组织开展对档案管理人员的培训工作,让他们学习档案管理方面的新知识,并掌握计算机技术、网络技术以及数字化技术.同时还要注重引进专业人才,尤其是懂现代信息技术的人才,让档案管理队伍更加充实,能够正确、熟练操作现代化办公设备,并懂得维护保养的方法.而对于档案管理人员而言,也要充分认识到学习的紧迫性,在日常工作中主动进行学习,不断提升自己的业务能力,增强开拓创新的意识.这样企业档案管理信息化水平才能得到提升,为企业各项生产经营活动的顺利开展提供准确、全面的档案信息.

三、结语

总之,在当前市场经济条件下,企业要加快档案管理信息化建设步伐,最大限度发挥出企业财务、科研、人事等档案资料的作用,从而适应时展步伐,提升市场竞争力.因此,企业要重视档案管理信息化建设步伐,逐步加大资金投入力度,夯实基础,同时抓好对档案管理人员的培训工作.这样才能保证档案管理信息化建设取得新成效,充分体现档案管理的服务功能,为企业的进一步发展创造有利条件.

【参考文献】

[1]张海英.关于企业档案管理信息化建设的思考[J].办公自动化,2015(06):43-44.

[2]刘捷.中小企业档案管理信息化建设思考[J].湖南科技学院学报,2014(08):184-187.

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