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档案管理信息化建设

【摘要】虽然档案管理信息化工作目前已经引起了社会各界的重视,然而其中存在的问题是不能忽视的,这些问题的存在对企业档案管理信息化建设产生了阻碍.鉴于此,本文首先提出档案管理潜在的信息化要求,然后总结了目前档案管理信息化建设中存在的问题,最后提出了建设档案管理信息化的对策.

【关键词】档案管理；信息化；建设

目前档案管理信息化已经在我国档案管理工作中得到了普遍应用,加强档案管理信息化建设不仅可以有效保证档案管理工作的效率,同时还能为档案管理的质量提供保障.然而目前我国档案管理信息化建设中还存在很多问题,对档案信息化建设速度产生了影响,所以针对档案管理信息化建设的对策展开分析很有必要.

一、档案管理信息化的内容以必要性

（一）企业档案管理信息化的内容.所谓档案管理信息化是指充分利用信息技术对档案信息资源进行管理,为档案信息资源管理提供信息化的管理和服务.企业档案信息管理的内容包括多方面,例如使档案信息管理朝着网络化、数字化的方向发展；使企业档案信息接收、存储及传递的一体化得到实现,针对企业电子档案进行有效管理和标识,基于电子信息资源标识、查询等展开标准化建设；利用档案信息管理来实现对企业档案信息档案的共享.

（二）企业档案管理信息化的必要性.企业档案管理信息化的实现,对于现代企业来说是一种必然的趋势.首先,加强档案管理信息化可以使企业档案管理工作的效率得到有效提升,同时还能减轻档案管理人员的劳动强度,在档案管理工作中避免出现文档存积的问题.其次,加强档案管理信息化可以有效补漏文档,在工作中档案管理人员只需要对相关档案进行归档,直接利用计算机检索相关信息,就可以找到档案管理中存在的问题,以便及时查漏补缺.第三,加强档案管理信息化建设,可以有效缓解档案中供需的矛盾问题,促进档案信息质量的提升.最后,现在大量的高科技文件已经被开发和利用,档案载体也朝着多元化的方向发展,所以,档案管理方式也面临着较高的要求,这种情况下传统档案管理已经不能满足社会的发展需求,加强企业档案管理信息化工作很有必要.

二、档案管理潜在的信息化要求

（一）市场开发信息需求.企业在市场开发工作中需要对其竞争力加以控制,这项工作不仅体现在对企业整体质量的控制,同时还体现在企业市场竞争能力的提高上.所以,不断强化企业竞争优势作用的发挥,提高企业占领市场的速度,对于获得市场信息调控的权利非常关键,可以为企业的市场开拓提供非常重要的技术性支撑.

（二）发展政策信息需求.企业在发展过程中,不仅需要与国家发展趋势、国家基本国情相结合,同时还要充分重视相关政策及资金的调控,从企业技术创新角度来看,应该将技术创新的各个环节工作把握好,企业只有掌握了相关政策信息,才能更好地为其发展提供动力.

（三）档案管理的技术信息.企业在档案管理信息化建设工作中,为了避免由于信息闭塞而对企业发展带来不利影响,必须对档案管理工作提供信息技术上的支持.相关工作人员应对信息化技术进行了解和掌握,这样才能在工作中不断提高其技术化水平,这对企业前景控制起到了非常重要的作用,有助于企业档案管理创新质量的提高.

（四）潜在的人才信息.从根本上来讲,现代企业经济和技术的竞争就是人才的竞争,企业在内部经营管理工作中最重要的就是将人才的作用充分发挥出来,保证人才的数量和质量.具体来说,在企业档案管理信息化建设过程中,不仅应该不断强化档案管理信息化建设的步伐,充分重视技术性人才的培养,同时还要对不同类型人才的信息档案进行管理与控制.因此,现代化企业在信息化人才建设工作中,应该充分重视信息化管理工作,信息化管理是当前企业人才资源建设的重要基础性工作.

总之,在现代企业的档案管理工作中,档案管理人员不仅要充分重视整体技术性设施的信息化管理工作,同时还要加大对档案管理工作的信息资源开发力度,对档案管理工作信息资源传播进行合理控制.只有这样,才能在资源建设工作中从最大程度上为企业的发展提供超前的、准确的信息和资料,通过对信息的有效调控来提升现代企业档案管理的信息化程度.

三、档案管理信息化建设中存在的问题

（一）对档案管理信息化的了解不深入.首先,档案管理信息化是一种新的档案管理方式,其管理理念和管理方式都与传统档案管理存在一定差别,要想从传统档案管理成功过渡到现代化的信息管理,如果档案管理人员不能正确认识这一转变,那么档案管理信息化建设必然会出现阻碍.其次,档案管理信息化建设需要投入大量的资金,目前企业中相关人员认为档案管理信息化建设的必要性不大,这种观念严重影响了档案管理信息化建设的顺利进行.

（二）缺少专业水平高的人才.首先,档案信息化建设需要与目前的网络技术、计算机技术等相结合,对工作人员的要求非常高,不仅要具备档案管理方面的素质,还要具有相应的管理和技术能力,但是目前这种人才非常少.其次,现阶段档案信息化管理的工作人员在技术能力、管理经验方面都都有所欠缺,加上人员的稳定性也不足,多数情况下人员刚刚熟悉工作内容,就将其调离岗位,因此,管理人员并不能充分满足档案管理的需求.第三,多数档案管理人员对档案管理信息化建设的认识程度不足,不能按照相关要求展开严格的管理,这种情况下档案管理信息化建设的展开受到了一定的阻碍.

（三）档案管理信息化技术缺失.在档案管理信息化建设工作中,技术确实也是一个非常重要的问题.在档案信息化管理工作中需要用到很多专业技术,然而目前多数档案人员还未明确相关设备的使用方法,很多情况下设备的功能并不能得到充分发挥.同时,目前在技术指导及管理上也存在严重问题,因此很多技术在应用过程中并不能发挥其应有的作用.技术指导的缺乏对档案管理信息化建设进程产生了严重阻碍.

（四）缺少资金方面的支持.在档案管理信息化建设过程中需要投入大量的资金,然而目前资金投入不足严重影响了档案管理的信息化建设,目前很多部门缺乏档案建设资金的来源,利用其他方面经费来支持起到的作用非常小.虽然一些单位有经费,但是远远不能使档案管理信息化建设的要求得到满足,在设备采购工作中不能将设备配备齐全,档案管理信息化建设工作受到了严重影响.

（五）管理体系不完善.管理体系不完善是档案管理信息化建设过程中非常重要的一个问题.首先,档案管理信息化建设中没有建立完善的质量控制体系,档案管理信息化建设的效果不能得到充分发挥.其次,档案管理信息化建设开发利用体系不完善,档案管理工作不到位,不能对信息进行有效检索.

四、档案管理信息化建设的措施

（一）加强对档案管理信息化建设的认识.在档案管理信息化建设过程中,引导人们认识到档案管理信息化的重要性非常重要.首先,应在企业中组织相关人员参加有关档案管理信息化的培训,进一步明确档案管理信息化建设的重要性,促进档案管理人员管理思想与管理模式的转变.其次,企业发展过程中,领导的意志起到了决定性的作用,因此应该不断强化相关领导人员的责任意识,由领导带领档案管理人员展开信息化建设.

（二）加强人才队伍建设.在档案管理信息化建设工作中,加强人才队伍建设非常关键.首先,各部门应加大人才引进力度,吸引更多具有管理、技术及档案管理能力的人才,加入到档案管理信息化建设工作中.其次,在平时的工作中应加强对档案管理人员的教育和培训,引导其掌握档案管理信息化的技术.第三,提高对档案管理人员的管理力度,避免因为人才流失对档案管理信息化建设开展造成影响.

（三）积极利用新的档案管理方法.现代档案管理工作必然朝着新技术、新手段的应用方向发展,这不仅可以提高档案管理的整体水平,还能提高档案管理的效率.在档案管理信息化建设过程中,应积极利用多种信息技术手段,进一步拓展信息化发展建设的深度,积极探索出信息化背景下档案管理工作的新方法.例如,档案管理信息化建设不仅仅是将纸质档案转化为电子档案,工作的重点在于信息档案化的实现,进一步增强档案管理工作的深度.

（四）面向社会,对档案信息服务体系进行完善.信息化在知识经济时代是现代档案管理工作的主要发展方向,所以档案管理人员应该善于捕捉具有时效性的信息,获得进入市场中的机会,将其中的有用信息为社会、企业所用,这对提高企业市场竞争力非常关键.同时还能通过对企业档案管理体系的完善,为建设更加完善的信息服务体系提供条件.

（五）加大档案管理信息化的资金投入.加大资金投入是保证档案管理信息化建设的重要基础,政府相关部门应在经费供给中将档案建设的部分纳入其中,以保证有专门的资金可以支持档案管理信息化建设的开展,同时,企业和单位也应该充分利用经费,按照标准购置相关设备,以保证满足档案管理信息化建设的标准.

（六）整合档案网络,促进资源共享的实现.当前很多企业在传统档案管理工作中,因为缺少信息沟通导致了很多问题的出现,所以在现代化企业档案信息化建设中,首先应建立基于编排方式、著录格式统一的档案管理体系,并在档案管理部门间建立起严格的规章制度,形成统一的档案管理方式.其次,促进企业内部各信息资源的共享,使越来越多的信息利用者可以得到更广范围内的档案信息,这样才能对企业档案信息进行充分利用,这样一来不仅可以为企业成员提供有效服务,同时还能间接性地推动企业的快速发展.

五、结语

综上所述,随着近年来科技信息技术的快速发展,现在计算机及网络技术已经在多领域中得到了广泛应用,管理信息化开始登上了历史舞台.管理工作信息化的实现不仅提高了管理效率,同时也推动了企业的发展.档案管理信息化作为信息化管理中的一个重要组成部分,直接关系到了企业的健康发展.本文主要基于目前档案管理信息化建设中存在的问题,提出了档案管理信息化建设的对策,供大家参考.

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