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关于档案管理信息化和数字化
摘 要档案是我们人类历史文化和社会进步的记录者,它是文化遗产的重要组成部分.随着网络信息技术的不断进步和应用,档案信息化的建设也随之而来,促进档案管理的信息化建设,同时必须加强档案信息的数字化、标准化、网络化三方面的建设,档案信息的数字化管理能提高档案管理的工作效率,应用先进的网络技术对档案管理的信息化和数字化进行统一规划管理,加强对技术人员的专业培训.
关键词档案管理；信息化；数字化
中图分类号：G271
文献标识码：C
文章编号：2095-1205(2018)03-125-01
1 档案管理信息的三要素
1.1档案信息的标准化
所谓的档案信息标准化就是指实现档案管理由实体转向信息化的过程,其技术和操作要按标准的规范进行.而这些规范和标准要由档案行政部门统一制定和规范,并予以施行.在我国不同的地方档案管理体制、方式也不一样,其中分散式的管理是主要的管理方式,这也给档案信息标准化的建设带来了一定的难度,所以必须加强档案信息标准化的建设.
1.2档案信息的数字化
档案信息的数字化就是把原有用纸记载的方式改为用计算机进行输入新的数字化记载方式,把传统纸质档案中的文字或者图片转变为数字信息,并存储在计算机中,这就形成了新的电子档案.电子档案相对于传统纸质档案有很多优点,信息可以随时改变、信息记录读取速度快、随时查取等.
1.3档案信息网络化
档案信息网路化是建立在数字化的基础之上的,数字化处理之后,通过计算机网络技术建立档案信息的网站,把档案信息进行资源共享,这样方便了大家随时使用,档案信息的网络化以成为社会发展的需要,网络化的管理有比传统的管理更加方便,同时也能给社会创造更多的财富,利用网络可以实现远程服务,促使档案信息发挥最大的价值,这样既能节约时间,还能全方位的查询档案相关信息,所以,大力推进网络信息化的建设,是不容小觑的问题.
2 档案信息化建设现状
2.1档案信息化建设任务艰巨,成果不理想
档案信息化建设可以说是任重而道远,不是一朝一夕就能实现的,对一些现存的图片、文字、书籍等进行数字化处理,转化成电子文件,其次进行规范化管理,做好远程服务,另外,由于网络的安全问题也是个重要的问题,常有的侵入,导致电脑中毒或者系统瘫痪等原因,所以一定要做好安全防护,设置网络安全防火墙,随重要数据进行备份,随着网络信息技术的不断发展,随时对电子文件进行更新升级,使其保持可用状态.
2.2人才稀缺
档案信息化建设需要高端的人才,而这一方面的人才又非常的稀缺,档案信息化的建设人员需要不断的与电脑打交道,是高端不简单的工作,对人们的要求非常高,专业技术水平和写作要有高超的技艺,它需要的是一种懂得多方面的复合型人才,在人们传统的观念里,档案管理的工资不是非常高,所以,高端的人才难以加入.
2.3服务方式跟不上时代的步伐
说起档案部门,他一般的服务对象都是公家,所谓的公家也就是指党政机关,所以它是处于在一种封闭的环境下工作,而档案信息化面对的是人民群众,是处于公开、透明的工作,是要经得起人民群众的考验的,所以必须更新服务方式.
3 大力发展档案信息化的对策
3.1制定目标,把长期目标和近期目标相结合
先按照科学的计划制定长期的目标,合理规范化、对总体有一定的考虑、保证完成的质量等,近期目标也就是指可使用性比较强,要在长期目标基础上进行,对待工作要细心.
3.2招募新型人才
不论是国家的发展还是企业的进步都少不了人才,所以人才是发展的根本,国家要适当提高一些优厚的待遇,不断的吸纳更多的人才加入,在现有的人才基础上定期进行培训,是其成为综合型的人才,更适应社会的需要.
3.3更新服务方式
把只对党政机关的服务转为大众化,把服务方式表现的更加透明、公开全方位,同时服务的质量也要经得起人民的考验,档案管理部门要以人民群众为出发点,不断的在原有的基础上开拓新的服务领域,并且确保质量过关,加快档案信息化建设的脚步.
4 小结
档案管理的信息化和数字化是时展的必然结果,在当下,要善于利用计算机网络技术来实现档案信息化的建设与管理,不断的跟新服务方式,培养新型复合的计算机人才,只有这样,才能真正的实现档案信息化的建设.
参考文献
[1]丁莉婷,孙杰．关于档案管理信息化与数字化的探索【J】．中国环境管理干部学院学报,2008(01):119-122.
管理信息化论文范文结:
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6、医学教育管理杂志