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纸质档案保护存在的问题与分析
【摘 要】目前我国各种类型的档案馆（室）保存的档案材料仍以纸质文件为主.纸质档案由于其自身的易损性和脆弱性,一旦遭到破坏或遗失,会产生很大的损失,因此档案工作者必须重视纸质档案的保护工作.本文结合实际工作,对纸质档案保存过程中存在的问题以及原因进行了深入的分析,并针对存在的问题提出了具体的对策,以期能够为纸质档案保护工作的完善提供借鉴.
【关键词】纸质档案；保护；耐久性；保管
一、引言
档案保护是延长档案文献生命周期,促进档案可持续利用的重要工作.目前各级档案馆（室）所保存的档案材料大部分是纸质的,因此纸质档案的保护尤为重要.特别是一些密级较高的重要的机关文件,多以纸质文件形式来存档,这就更加要求要做好这些珍贵档案的保护工作.然而,在日常的储存和利用过程中,纸质档案极易受到自身因素、不利环境条件和人为因素等影响,会有各种各样的损害,如肮脏、破裂、纸损、虫蛀、字迹褪色等.轻则影响辨识和外观,重则影响档案的寿命甚至无法利用,纸质档案一旦遭到损坏,想要再修复是极其困难的,不少珍贵的历史档案甚至永久消失,给人类带来惨痛的损失.因此,档案工作人员必须重视纸质文献的保存和恢复,这是档案工作人员必须注意和认真对待的重要问题和任务.档案是客观事实的真实记录,具有重要的历史价值和参考价值,保护档案的原始外观,延长纸质档案的使用寿命,是任何时期每一位档案工作者都必须尽力做好的本职工作.
二、纸质档案保护存在的问题
纸质档案是非常容易受到损害的,在档案的保存和利用过程中,纸张的颜色、强度、弹性等会随着时间和环境的变化产生质变,这就给档案的保存和保护带来诸多问题.众所周知,存储纸质文件最大的问题是如何提高其持久性.影响纸张耐久性的因素有很多,纸张材料的老化问题是档案管理过程中需要首要考虑的.从实践领域来看,影响纸张耐久性的原因主要有以下几个方面：
（一）污渍的危害.纸质档案在保管和利用的过程中,尤其是在查阅和整理的环节,由于不利环境条件或人为因素的影响,以及档案人员或使用者的粗心大意会导致档案受损,有时会沾上泥斑、油斑、腊斑、霉斑、铁锈斑等,这些污渍一旦沾上,很难完好去除,这不仅影响了纸张的美观,甚至影响字迹的清晰度,严重的可能会腐烂,导致重要的档案信息丢失.
（二）受环境影响大.纸质档案具有脆弱性,受环境影响大.纸质档案在移交的过程中,保管的条件无法保证,很容易受到外部环境的影响.例如,在运送途中,纸质文件会因为高温、高湿、灰尘、有害气体等发生损耗.特别是雨水的危害,如果文件没有做好防水工作,被淋湿后的文件含水量大,很容易破损,而且字迹模糊,还易滋生霉菌.如果没有妥善处理就保存起来,不仅导致自身受损,还会牵连其他档案资料受损.因此,水患是纸质档案最常见且最容易遭受损害的因素之一.一旦纸质档案被浸湿,不仅会产生水渍,而且会因吸水膨胀导致纸张变形.大部分存档文件都是报纸和纸张,质量较差,耐久性差,遭到这种损害使档案载体材料和字迹材料的耐久性更是受到严重的影响.另外,火灾也是对纸质档案安全构成极大威胁的隐患.一旦库房起火,那损失便是无法挽回的.然而,当前政府和一些企事业单位对档案建设的关注程度不够,缺乏金融投资,纸质档案保管条件恶劣,相关设备设施配备不齐全,部分档案管理人员缺乏档案保护专业知识和技能,这一切使得纸质档案的保管依旧存在严重隐患.
（三）纸质档案在使用过程中存在的隐患.纸质档案往往都是孤本,一旦遗失便不会再有.在档案的利用过程中,由于双方的疏忽,时常会发生档案丢失的悲剧.纸质档案在库外运行或外借时,受人为因素的影响很大,加之档案的特殊性,一旦丢失很难找到.此外,在档案利用中,部分用户素质低下,长期占据着档案,不及时归还,很可能会造成档案丢失,直接导致纸质档案收集不齐全、不规范.此外,一些部门缺乏档案观念,为了利用方便,将应归档档案拖延转移,导致档案丢失或档案内容泄露.纸质档案不能完整归档,直接影响了档案信息资源的建设、开发和利用等工作.另外,由于档案不正确地存放和多次利用等原因,造成档案损毁较多且损毁后修复也相当困难.
（四）档案管理人员缺乏专业的档案保护技能.档案馆的一些管理人员没有接受过专业的技能学习和定期培训,经验不丰富,有的甚至把工作当任务,缺乏职业道德和责任心,没有按严格的技术规范和管理条例去管理纸质档案,加之档案无法直接产生经济效益,使得政府及部分企事业单位对档案管理工作的财政投入较少,远远满足不了档案馆建设所需,库房和设备达不到标准化安全保护要求,这些将导致纸质档案不同程度受到损坏,进而直接影响了纸质档案的保存年限.近年来,档案管理人员随着社会的需要不断壮大,但档案修复人才却依旧很匮乏,档案修复工作失去了人才支撑,出现了断层的现象,满足不了档案馆的现实需求,新培养的档案修复人才因缺乏长期的实践和系统的培训,一时还很难发挥作用.很多档案馆更是直接把修复工作交给外包公司,档案修复人员只是从事管理的职务,这样不仅浪费了人力、物力、财力,还进一步制约了档案修复人才的培养和成长.
（五）书写材料影响纸质文件的存储寿命.在多种因素影响下,纸质档案的字迹将会出现褪色或扩散,被掩盖为污点的现象,从而影响档案的利用.由此可见,记录档案时所使用的字迹材料对纸质档案的使用年限起着至关重要的影响.纸质档案字迹材料指书写或印刷在纸张上的墨或墨汁、油墨、圆珠笔、复写纸、印台油和技术图纸、艺术绘画制品上的线条材料等.这些书写材料受自身性质和外在环境等因素的影响,会出现褪色、扩散、模糊等现象,直接影响档案的保存和利用.
三、纸质档案保护的对策
（一）掌握必备的去污清洁技术.去污应结合污渍的类别以及纸张和字迹的性质,采取相应的处理方法.处理中要求药剂浓度适宜,防止污渍扩散,处理后要确保档案中没有残留有害物质.首先,我们要从源头杜绝污染源.管理人员应经常用软抹布、排笔刷等来消除灰尘,对于破损严重的档案应用纱网罩住吸口再吸尘,用吸尘器定期清扫库房,保持库房卫生整洁,减少灰尘对纸张的危害.另外,有害气体能使纸张变色、褪色甚至损坏纸张.因此必须注重空气污染物的防护,在换气孔道口安装过滤设备,确保进入室内的空气清洁、新鲜.对于已经被污染的档案,一般通过吹、吸清除,如果不行,可用擦、扫、刮的方法,在去除污斑时,要加倍小心,防止将字迹除掉.档案去污方法很多,干法去污、湿法去污、氧化去污等,档案管理人员必须好好掌握,采用多种方法拯救被污渍破坏的档案,延长其使用年限.
（二）改善基础设施建设,减少环境因素对档案的危害.应在空气流通,光线好,防潮、防火、设施好的楼层上设置纸质档案库房,库房要远离所有的危险物品,以防止二氧化碳、灰尘等有害物质和高温、潮湿对纸质档案的影响和损害,同时要注意建筑物本身的排水和防潮.温湿度是影响纸质档案寿命最重要的因素,控制好库房的温湿度是保障纸质档案完好的重要举措.同时,光也是影响档案寿命的一个重要因素.因此,档案馆需要采取特定的保护措施,避免或减少太阳光的照射.对光比较敏感的馆藏资源,应该安装防光窗帘,为档案营造一个无光的环境,使其在暗处保存.细菌、霉菌等微生物也是造成纸质档案的损坏的主要原因.管理人员应该定期对纸质档案进行除尘、除菌工作,并保持档案库房的清洁卫生,减少霉菌的产生.在档案室内的墙壁和地面涂上防霉涂料也是防止霉菌产生的有效措施.管理人员出入档案室应该穿上特定的工作服,对于新的档案材料需要进行除尘除菌后再入库保存.总之,政府及各部门应重视档案馆的建设,加大财政支出力度,改善库房环境,创造一切有利因素促进档案馆的发展.
（三）推进纸质档案数字化,减少纸质档案的直接利用.人既是档案保护的主体,又是档案损毁的一个重要因素,人为因素对档案造成的损坏有时是无可挽回的.因此,在档案保护工作中,一定要树立良好的档案保护意识,科学管理档案.纸质档案在利用的过程中很容易受到损坏,随着利用次数的增多纸张逐渐陈旧和老化.为了使珍贵的纸质档案永久保存下来,必须减少对它的直接利用,以此来减少对纸张直接和潜在的损耗.近年来,随着信息时代的到来,数字档案已成趋势,档案数字化建设可以减少对档案的直接利用,有效减少档案损耗,延长档案寿命.
（四）加大学习和培训力度,提升馆员的业务素养和技能.馆员既然选择了这个工作,就必须全身心投入,自觉地学习相关知识和技能,强化档案意识,不断提高自身的工作能力,严格按照技术规范和管理条例有责任心地去管理档案,及时修复受损档案,高度重视档案原件的保护.领导的重视程度是档案馆发展的重要支柱.而馆员是直接与档案接触的,他们保护与修复技能的高低影响着档案的面貌,所以领导必须清醒地认识到档案修复人员短缺的实际情况,制定合理的培养方案,组织定期培训工作,缓解档案修复人才紧缺的现状.
（五）档案字迹显示与恢复技术.计算机可以将字迹出现褪变或模糊的纸质文件通过扫描技术生成数字影像,再利用计算机图像处理技术使褪变的字迹重新显示出来.目前主要有物理法显示字迹和化学法恢复字迹.物理法显示字迹是利用摄影或计算机技术,将字迹显示在胶片上或显示器上,随之也可以转换到其他介质上加以利用.这样可使档案原件不易损坏,但字迹恢复效果较差.化学法恢复则是利用化学物质与褪色字迹发生化学反应,在原件上使字迹恢复.由于此方法是化学物质在档案原件上直接与微量字迹材料起反应,一旦失败,字迹将完全消失,造成无法挽回的后果.因此,对于化学修复法,我们一定要慎重使用.此外,对于纸质文件的存储,我们最好根据制作过程和写作材料进行分类,纸张的制作材料和字迹材料不同,存放的年限也就不一样.不同的文件分开存储,可以避免相互影响和损害,从而延长纸质档案的保存年限.
四、结语
纸质档案的保护是一项长期而艰难的工作,以上只是在工作中出现的问题的一小部分,在实际工作中还会遇到越来越多,越来越棘手的问题.这就需要我们不断学习,不断提升自己的能力,去分析,去研究,找到更好的方法保护纸质档案,尽量使其保持原貌,延长使用年限.总之,纸质档案在日常的保管和利用中,它的安全与完整是任何时候都必须关注的任务,必须要按照档案法的规定对其进行规范化管理,统筹规划,为档案长期安全保管提供科学保障.
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