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高校印章档案管理实践和以潍坊医学院为例
【摘 要】印章档案是高校馆藏必不可少的组成部分,是学校组织机构沿革、历史发展的重要见证.构建科学管理流程对印章档案实现有效管理,维护其完整与安全,能使其在履行职能中更好地发挥作用.
【关键词】高校印章；印章档案；印章利用档案管理
高校在机构新建、变更或更名过程中,会产生大量废止印章,这些印章与其他档案一样具有重要的参考价值和历史凭证价值.但是,印章档案的形成规律及特点又使其具有特殊性,本文以潍坊医学院为例,谈几点关于印章档案整理与管理流程的体会.
一、从失效印章到印章档案
高校档案机构现存的印章档案大部分以实用印章为主,各级机构、组织和历任校领导在工作中曾经使用的印章,在失效后进入非现行阶段,由文书部门登记造册后,连同印章废止文件集中向档案部门移交,档案部门通过一系列整理流程,形成成套的印章档案,包括废印章,与之相关的,如启用单位成立文件、印章启用批准及废止文件等.印章档案除了具备一般档案的属性外,还具有以下特点：
（一）载体的多样性.国务院在1999年印发《关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》,专门对印章的规格、基本式样和字体做了统一规定,但印章在材质与形态上仍存在差异,以我校为例,制成材质涵盖橡胶、木质、铁质、铜质、有机玻璃等各种,形态包括方形、长方形、圆形、椭圆形、菱形等.
（二）辨识的非直观性.与一般实物档案不同,不借助于目录检索,印章档案很难从外观直接辨识出其来源、所属年代等.这就对印章档案的检索精准性提出了要求.
（三）存在“非法再利用”的潜在可能性.印章在其现行阶段具有极强的法律效力和权威性,进入非现行阶段,印面上尚不注明印章的有效时间和废止标识,若保管不善,容易被非法再利用.为避免潜在风险,我校曾对部分废止印章进行切角或划痕处理.但现实中难免出现合规补盖的情况.因此,加强印章档案的科学管理才是治本之策.
二、构建科学的管理流程
对印章档案的管理应该从印章废止时介入,明确收集范围、移交时间和流程,并制定科学的整理流程和保管要求,形成科学规范的流程体系.我校将管理流程划分为收集、整理与保管三个阶段,注意区分不同阶段的责任主体与职责范围,见“图1”.
（一）收集阶段.我校印章档案的收集按照“及时”“齐全”“完整”的要求开展.“及时”是指印章废止文件一经发布,档案室对照《印章档案缴发登记表》以1个月为期限,向文书部门催缴印章,防止日久遗失；“齐全”是指确保印章收缴与废止数目的一致性,做到“废止多少,收缴多少”；“完整”则指与印章相关的其他文件也要归档保管,这些文件与其所在年度的文书档案一起向档案室移交,随产生随归档.
（二）整理阶段.印章档案不同于一般实物档案,具有特殊的整理要求,我校将其整理流程划分为10个阶段,即清洗—分类与划分保管期限-鉴定时间-排序-编写档号-打印目录-装盒-挂牌-制作印模单-与系统挂接-填写盒内备考表.
1.印章的清洗.初入档案室的印章要根据印材选择有机溶剂进行清洗与消毒.早期印章以木质居多,可以采用浓度95%的酒精；而较为常见的橡胶、有机玻璃材质的印章可选用稀释后的洗洁精.先将印面部分浸润于酒精/洗洁精中约5分钟,然后用软毛刷清理表面.对于铜质印章,使用煤油进行擦拭.清理过程中遇到印字间难去除的油垢,用竹针小心剔除.清洗后的印章置于通风处晾干后方可装盒.
2.分类与划分保管期限.清洗后的印章要进行分类,分类标准要结合印章原有效力、印章属性和机构类型等.我校将印章分为四类,即学校公章、校领导名章、校内组织机构印章和各类专用章、钢印.前两者保管期限设为永久（YJ）,后两者划分为定期（DQ）.
3.鉴定时间.印章使用期限的鉴定直接影响其保存价值与法律效力有效期的判定.鉴定时既要对照《印章档案缴发登记表》中登记的时间,也要对照印章启用或废止文件进行核实.
4.排序.印章排序总体按照保管期限-类别-形成时间,依次编制流水号.
5.编写档号.档号编制主要依据《印章档案整理规则》（DA/T40—2008）,在此基础上,我校将档号结构设定为四部分,即印章档案代号-保管期限代号-分类号-印章枚号,见“图2”.
6.打印目录.目录内容包括枚号、印文（边款）、使用起止时间、印材、相关文件检索及备注等.其中,备注主要揭示印章是否破损、是否借出等信息.
7.装盒.装具尺寸主要参照《印章档案整理规则》（DA/T40-2008）.考虑到校领导名章尺寸、形状与一般公章不同,占空间大.我校将其内盒单独设计为三横三竖.印章根据目录次序从左至右,从上至下的顺序摆放.
8 . 挂牌.我校摒弃印章自粘性标签纸编制归档章的传统方式,采用塑料子母扣串挂卡片的方式为印章编制档号.这样不仅能够防止标签脱落,且避免粘胶对印章造成损害,见“图3”.
9 . 制作印模单、与系统挂接.为防止印模违规使用,我校制作印模一律采用蓝色印泥.印模一式两份,一份置于盒内与目录一起揭示印章位置,另一份装订成册作为检索工具.
10.填写盒内备考表.备考表位于印模单后,项目包含该盒印章的数量、起止日期、盒号及起止枚号.
（三）保管阶段.与一般实物档案不同,印章的启用及废止文件应该作为印章档案的一部分,一齐保存,但这部分文件要随当年文书档案统一归档.整理环节结束后,通过档案信息系统“题名”检索,确定相关文件的对应档号,填入目录“相关文件索引” 一栏,从而将文件与实物相关联.而针对印章实体,建议采用“四位一体”的保管方式,即目录、印模、备考表及印章实体作为一个整体,并按照目录-印模-备考表的顺序置于档案盒前,用于说明.
三、关于印章档案管理的几点思考
（一）强化全过程管理.印章档案的生命周期不仅涉及档案部门,还包括印章管理部门和文书部门等.要明确从印章生成直至废止归档整个过程中涉及的责任部门与职责范围,各部门严格按照规章制度进行收集、整理、保管和统计,做到废立有章法,移交有手续.
（二）加强数字化管理.档案信息化建设使档案管理方式逐步从实体转向内容,从纸张、实物转向数字化、多媒体.通过扫描技术将相关文件与印模和档案管理系统挂接,不仅可以防止原件老化、氧化,还能提高检索效率.这同时对档案管理系统的标准化、规范化及系统的整体水平提出新的要求,系统中印章档案模块的设置,尤其是著录项目要与实物档案有所区别,录入印文、印材、相关文件档号、起止时间等信息.
（三）处理好提供利用与安全保管之间的关系.目前,学校废止印章的利用目的主要有两方面,一是重要文件补盖印章；二是对文件真伪进行比鉴.为规避潜在风险,我校曾对部分废印章进行切角或划痕处理.但现实中难免出现短期内再用的情况,且破坏印章实体会降低其保存价值.因此,我校在遵循《山东省事业单位印章管理办法》封存印章“仅限于原事业单位名称变更、注销登记核准之日前的未结束事项,不得在新事项上使用”规定基础上,制定具体办法.用印部门重启印章需要填写《印章档案使用审批单》,写清用印部门、事由等,经领导审批同意后方可在档案人员监督下使用,且印章不可带离档案部门.办理完毕后需填写《印章档案使用登记表》,并由档案工作人员签字确认.为确保印章的合法利用,我校还规定补盖印章必须标注“补盖”二字,并注明用印时间.对文件真伪的甄别,不仅要结合印文名称、字号及字体、边款等特点整体比较,同时还要查看文件的钤盖时间是否在印章有效期内.
（四）注重开发印章档案潜在价值.印章档案如同其他档案一样具有丰富的馆藏价值.我校借助新生入学教育平台,将印章档案与校史馆相结合,采取现场讲解、展厅宣传片等形式,生动展现深厚的校史底蕴.同时,在档案编研,如年鉴、周年纪念册等编研成果中也借助印章再现学校的发展历程.今后,可以结合印章材质与形态的多样性及体积小等特点,开发不同时期比例缩放后的印章作为文化纪念品,在爱校情怀上引起共鸣.但值得注意的是,印章因展览需要带离档案部门时,要与展览方做好移交登记手续并进行备案.重要印章档案可采用复制品、仿制品.
【参考文献】
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1、档案管理论文
6、医学教育管理杂志