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关于档案安全管理工作
摘 要：档案管理的安全性的含义关于档案管理的安全性的问题一直是档案管理部门高度重视的问题.对于档案管理的安全性的认识,从不同的角度分析,往往认识也不一样.因此,在对档案的管理上,一系列安全问题也随之涌现.
关键词：档案安全管理工作思考
中图分类号：G27文献标识码：A
文章编号：10039082 (2017) 04000001
一、加强档案管理工作安全的必然性
档案是一种社会现象,从整体来说,档案是党和国家活动的原始记录,是宝贵的文化财富；具体来看,档案是机关、组织和个人在社会活动中保存起来以备查考的文字、图表、音像和其他各种方式的载体的历史记录.然而,随着社会的发展和时间的推移,一方面档案的数量和形式不断增加和丰富,另一方面,档案的损失和毁坏现象也频频发生.
无论是针对工作中日益增多的形式内容,还是保管过程中不断损毁的档案,都存在着巨大的困难来确保其完整和价值.因此,档案管理工作的安全性问题迫在眉睫.
二、档案管理工作中存在的问题
1档案管理人员的素质不高
1 1专业能力、鉴别能力不足
档案管理是对信息进行收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动.现今,在各企事业单位中,一部分工作人员文化水平参差不齐、业务素质偏低、专业性不高,以其他部门转岗人员和人员居多,精通档案管理并熟悉管理操作流程的人员严重缺乏.因此,在对档案信息的鉴定与识别方面存在很大的问题,有的档案价值大一些,有的小一些,甚至有一些档案价值具有潜在性,只有等待某一时机才能由潜在价值转化为现实价值.如果管理人员不能透过现象抓住本质,深入分析档案的隐含价值,那么极有可能导致一部分有价值的档案流失.
1.2错误的思想认识
在实际工作中,档案管理人员对于档案管理的重视度不够,不能有效适应信息时代档案的需求标准.在过去的档案工作中,曾经有过重政治、轻业务、重宏观、轻微观以及某些盲目现象,致使一些档案馆利用率很低,不能满足社会需求.其次,档案管理人员普遍待遇偏低、发展空间较窄,管理人员的工资福利没有与其专业贡献直接挂钩,这也导致其工作中凝聚力不强,协作力不够,对档案的安全性缺乏准确的认识.甚至在有些人看来,档案管理工作就是整理资料、看管资料库的杂活,既没有技术性,也不需要投入过多精力,只要不出错就够了.这种错误的意识严重影响着档案工作的进行.
2档案管理安全措施不完善
2.1保密工作不完善
信息全球化程度还在不断加深,档案的种类、形式也越来越多.保存档案的目的是为社会主义事业服务,提供档案给各方面使用,充分发挥档案的作用.档案是为了利用,如果只是所在保险柜里,长期禁锢起来不允许使用,那么档案就失去了意义.但是,档案不仅是可以供各项工作利用的重要材料,而且有一部分是属于党和国家以及各单位的机密.因此,保护重要机密又成为档案管理的重中之重.如果安全措施不尽完善,随之而来的就是信息的偷盗失窃、转手买卖等问题,档案信息的完整性、保密性、安全性将受到严重的威胁,管理工作也会陷入空前严峻的状态.因此,保密是手工条件下档案安全保护工作的主要任务.
2. 2资金不足,保管设备落后
在档案管理工作中,先进的技术、配套的设备、专业的知识、熟练的操作缺一不可.但大多数单位都因资金投入力度不够而不能尽数完备.一方面是由于对档案管理的安全意识不够,没有认识到其重要性.另一方面是由于档案作为历史记录历来不受关注与重视.目前在档案管理工作当中有着许多亟待解决的问题.由于自然和社会的各种原因,档案一直处于渐进性的自毁过程中,或者可能遭受到突发性的破坏.
三、提高档案管理的安全性措施
1增强档案工作者的工作水平
1.1培养档案人员的工作能力
新时期,档案工作和档案功能的发挥最终都落实在高素质的档案人员这个重要因素上.人是管理活动中最积极、最活跃的因素,人才是编研成功与可持续发展的关键.这就要求档案工作在抓专业知识业务的同时要重点提高自身能力,建立一批高效的档案管理队伍.首先,要引进和培养信息技术和研发型人才,利用各种方式对档案管理人员进行高效的培训工作,提高档案人员的学历水平和知识结构.第二,档案人员不仅要熟悉档案业务工作的各个环节,还应掌握各门类档案、各种载体档案的管理方法.一个档案工作者应有较高的文化素质,较强的研究能力,才能对素材正确理解,综合分析,系统整理,做出准确的价值鉴定,生产出精品.第三,档案人员要不断拓宽视野、丰富知识.在社会生活和经济处于快速发展时期,对档案的业务管理与服务等各项工作提出了新的发展和挑战.因此档案人员要努力学习,拓宽视野,了解所涉及领域的现状及发展动态.运用档案学科新理念、新技术来指导和改进档案工作,实现由单一专业型向多样复合型转变.
1.2加强管理意识
档案管理是一门专业性很强的工作,其要求管理人员既要有高度的工作责任感、良好的职业道德、办事细心的工作态度、乐于奉献的工作精神,又要有扎实的档案管理理论知识、科技知识,尤其是运用现代化科技手段和先进的管理方法管理档案的基本技能.因此,档案管理工作者只有涉猎广博的专业知识,拓宽知识层面,提高综合素质,才能做好新时期的档案管理工作.掌握现代化管理技能,提高综合素质.档案管理数字化、信息化是信息社会对档案工作的新要求,也是档案管理发展的必然方向.所以,档案管理工作者要结合自己的岗位工作,边学习边操作,在提高业务素质的同时,特别要注重计算机知识、信息技术的学习和掌握,努力使自己具备信息技术和网络技术的综合型档案管理人才.利用现代化技术,整理档案.利用计算机等现代化手段整理档案,则可以收到事半功倍的效果.利用计算机模拟人工立卷,然后按类别将属于条目的内容打印出来,作为以前的那种以“卷”为单位时案卷目录这一检索工具的替代物,也可按文件形成的先后顺序排列打印,既降低了人为因素在文件归档工作中的影响,又发挥计算机的管理优势,减少了手工操作,提高了工作效率,更好地服务于社会.
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